Władze samorządowe doświadczają eksplozji kosztów modernizacji IT na kwotę prawie 15 milionów dolarów

Modernizacja głównego systemu informatycznego rady kosztowała o około 14,9 miliona dolarów więcej niż pierwotnie zakładano w budżecie, ponieważ projekt wydłużył się o lata poza początkowy harmonogram.

Rada Jezior Rotorua jako powody do zwiększenia budżetu i czasu podaje Covid-19 i komplikacje związane z nieoczekiwanym „wczesnym przyjęciem” nowych programów.

Projekt zakończył się w maju, dziesięć lat po tym, jak w 2013 r. Rada po raz pierwszy rozpoczęła poszukiwania systemu, który miałby zastąpić wiele przestarzałych procesów.

Podpisała umowę na uruchomienie OneCouncil firmy TechnologyOne w dwóch etapach w 2016 r., a na projekt przeznaczono początkowo 3,5 mln dolarów.

W 2017 r. firma TechnologyOne dostarczyła oprogramowanie 25 innym samorządom Nowej Zelandii, a Rada Rotorua spodziewała się, że zapewni to oszczędności w wysokości około 60 000 dolarów rocznie.

W marcu tego roku dyrektor naczelny rady Geoff Williams powiedział radnym, że etap pierwszy ma rozpocząć się w listopadzie, a etap drugi w lipcu 2018 r.

„Podstawowym założeniem jest zastosowanie niekonwencjonalnego rozwiązania przy minimalnych zmianach” – czytamy w jego raporcie.

Z informacji przekazanych na posiedzenie Komitetu Audytu i Ryzyka w lipcu br. wynika, że ​​pierwsza faza rozpoczęła się w maju 2018 r., druga w sierpniu 2019 r. i rozpoczęła się w maju br. – pięć lat później niż pierwotnie oczekiwano.

Powiedziała, że ​​całkowity koszt projektu wyniósł 18 413 700 dolarów.

W odpowiedzi na pytania zadane przez Local Democracy Reporting rada ujawniła później, że prawie połowę tej kwoty wydano na radnych, czyli 9 497 450 dolarów.

Thomas Colley, dyrektor grupy usług korporacyjnych w radzie, powiedział, że aktualizacja nastąpiła ze względu na konieczność wymiany starszych systemów, które miały do ​​24 lat, a dostawca oprogramowania przestał inwestować w jeden z tych produktów.

Powiedział, że w 2016 roku zarząd przyznał, że oprogramowanie nie obsługuje już wielkości i złożoności organizacji, co skutkuje czasochłonnymi i ręcznymi procesami biznesowymi.

Alternatywny system OneCouncil „ułatwia kompleksowe procesy biznesowe w Internecie, umożliwia efektywne zarządzanie danymi i informacjami, zapewnia dokładne i terminowe raportowanie oraz umożliwia rozwój usług elektronicznych i dostępu mobilnego”.

Powiedział, że inwestycja zapewni samorządowi i społeczności „platformę, która dotrzymuje kroku zmieniającym się potrzebom naszej firmy przez co najmniej następne 10 lat i dłużej”.

„Dostarczy platformę umożliwiającą interakcję ze społecznością oraz poprawiającą dostępność i przejrzystość informacji”.

Całkowity koszt obejmuje licencje, wsparcie dostawców, pomoc stron trzecich i koszty personelu związane z projektem, powiedział Cooley.

Fundusze przydzielano i zatwierdzano co roku w ramach planów długoterminowych i rocznych, w których prognozy budżetowe obniżono do 14,9 mln dolarów.

„Następnie starano się o dodatkowe finansowanie w wysokości 3,5 miliona dolarów [May this year] Ze względu na zwiększone koszty zasobów i doradztwa, wynikające z wpływu Covida i wynikających z tego zwiększonych kosztów konfiguracji [the] „Rada jako pierwsza w Nowej Zelandii wdrożyła zastrzeżone i klasyfikacyjne rozwiązanie CIA” – powiedział Colley.

„Żaden z tych czynników nie był znany w momencie sporządzania pierwotnych budżetów”.

W umowie czasowo-materiałowej z 2016 r. oszacowano koszty na podstawie przewidywanego czasu realizacji pierwotnego zakresu projektu, który wynosił od 19 do 21 miesięcy – dodał.

Powiedział, że pierwsza faza – zobowiązania, łańcuch dostaw i sprawozdawczość finansowa – przebiegła zgodnie z planem.

Druga faza – moduły własności i taksonomii, zarządzanie dokumentami, mapy organizacyjne i portale społecznościowe – została początkowo opóźniona w sierpniu 2019 r., a w ciągu sześciu miesięcy pandemia Covid-19 „zmieniła sposób działania projektu”.

Rotorua zaplanowała – i uwzględniła w budżecie – korzyści z prac rozwojowych podjętych przez inne samorządy, które miały wdrożyć większość systemu wcześniej.

Kiedy jednak inne rady spowolniły lub wstrzymały swoje projekty, Rotorua ostatecznie zajęła się pracami rozwojowymi.

Domyślnie stała się „wczesnym użytkownikiem”, co oznacza, że ​​nie może „korzystać z oczekiwanej zwiększonej działalności pierwszych użytkowników”.

Drugi etap rozpoczął się 31 maja br.

Cooley powiedział, że chociaż niektóre problemy są rozwiązywane, udało się uruchomić i uruchomić szereg ważnych procesów biznesowych, w tym pozwolenia na zwierzęta, strajki stawkowe, fakturowanie i rozliczenia za wodę.

„To był projekt znaczących zmian we wszystkich aspektach rady i w większości działa dobrze, pracownicy muszą nauczyć się nowego systemu i dostosować się do nowych sposobów pracy…

„Postrzegamy to jako inwestycję w przyszłość miasta i będziemy nadal współpracować z dostawcą, aby zapewnić wprowadzenie ulepszeń i nowych funkcjonalności, dzięki czemu będziemy w czołówce dostarczania wysokiej jakości informacji i rozwiązań naszym pracownikom i klientom”.

Laura Smith z Local Democracy Reports

Local Democracy Reports to dziennikarstwo interesu publicznego finansowane przez NZ on Air.